Каждый из нас множество раз в своей жизни сталкивается с написанием и оформлением различной документации. К этой документации также относится отчет, который могут потребовать как от студента по учебе, так и от работника на месте его профессиональной деятельности. Поэтому каждому важно знать, как написать отчет правильно и оформить его. Написание отчетов – тема довольно широкая, включает в себя множество нюансов, ведь отчеты бывают разными по форме и содержанию. Мы ограничимся наиболее популярными случаями, расскажем о том, как составить отчет по учебе и по работе, а также выделим основные требования к любого рода отчетам.
Общие правила написания отчетов
Как составить отчет правильно? Любой отчет должен обязательно соответствовать следующим критериям:
- Краткость. В отчете необходимо четко и лаконично изложить всю необходимую информацию, прибегая к простому деловому языку.
- Отчет должен начинаться с правильно оформленного титульного листа (обязателен для больших отчетов).
- Если все же необходимо написать большой отчет, то нужно также оформить оглавление и на одном дополнительном листе указать главные мысли и идеи отчета.
- Четкая структура. Отчет должен быть логично построен. В его начале необходимо ввести в курс дела, указав все необходимые данные, в середине – основные мысли отчета, в конце – выводы.
- Предложения в отчете должны быть короткими и правильно построенными, не должно быть огромных абзацев. Приветствуется использование заголовков и подзаголовков. Отчет должен быть читабельным.
- Для раскрытия темы, если это необходимо, оформляйте приложения к отчету: диаграммы, рисунки, схемы, таблицы.
- Отчет лучше всего преподносить в специальной папке.
Отчет по работе
Нередко от работников руководители и директора требуют специальных отчетов по проделанной работе. Как писать отчет в этом случае? Руководствуйтесь той формой написания и оформления отчетов, которая принята в вашей фирме, также Вам подойдут все вышеописанные советы. Кроме того, для рабочего отчета можно выделить и такие рекомендации:
Отчет необязательно оформлять на бланке, если он будет сопровождаться письмом или пояснительной запиской.
Если отчет о работе за определенный период передается начальнику, то сопроводительное письмо в этом случае не требуется.
Командировочный отчет необходимо сдавать вместе со всем пакетом необходимых документов.
Отчет следует писать на стандартных листах (А4) и оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Для большого отчета необходимо оформить титульный лист, для маленького заголовок отчета можно указать в верху на первом листе. Сначала надо указать слово «Отчет», затем – его тему и срок, за который дается отчетность.
Рабочий отчет начинают с введения, в котором описывают проблему, задачи и цели проведенной работы. Если же отчет представляет собой стандартный документ с установленной периодичностью (например, ежеквартальная или ежемесячная периодичность), то вводная часть не нужна.
Как оформить отчет в его основной части? Здесь необходимо перечислить и раскрыть все те виды работ, которые вы выполнили, при этом надо указать сроки выполнения каждой конкретной задачи. Если есть, то следует указать трудности в ходе выполнения работы или причины, по которым работа не была выполнена должным образом, объяснить, почему так произошло.
В конце отчета идет заключение, в котором надо указать выводы и оценить эффективность проделанной работы в соответствии с поставленными задачами.
Рабочий отчет – это не просто бумажка, это важный документ, который может серьезно повлиять на Вашу карьеру, поэтому отнеситесь со всей серьезностью к его написанию и оформлению.
Отчет по учебе
Еще один вид отчетов – это студенческие отчеты, самый популярный среди них – это отчет по практике, поэтому поговорим о том, как его правильно написать.
Отчет по практике – это важный документ, подтверждающий успешное прохождение студентом практики. От этого отчета будет зависеть итоговая оценка за практику, которая пойдет в диплом, поэтому необходимо серьезно отнестись к его написанию и оформлению.
Как писать отчет по практике, с чего его начать? В отчете по практике нужно обязательно правильно оформить титульный лист. Наверняка в Вашем учебном заведении имеются шаблоны оформления титульных листов, Вы можете воспользоваться наиболее подходящим из них и оформить свой титульный лист на его примере. На титульном листе должны быть указаны Ваши фамилия, имя и отчество, предприятие, на котором Вы проходили практику, и период практики (с какого по какое число).
Отчет по практике начинается с описания предприятия, где Вы работали. Укажите основные необходимые данные – как называется предприятие, чем оно занимается, каковы его основные характеристики (как давно существует, насколько большая фирма и т.д.).
Если практика была полностью ознакомительной и Вы не принимали активного участия в работе, то достаточно будет указать основную информацию о предприятии. Иначе дело обстоит с производственной практикой – большая часть отчета должна содержать сведения о Вашей практической деятельности и о ее результатах.
Далее стоит указать цели и задачи (это пойдет Вам на пользу). Цель – это то, чего Вы хотите добиться от практики, опишите цель конкретно и точно, можно указать разные цели. Например, получить новые знания, связанные с профессией, закрепить и научиться применять теоретические знания на практике и т.д. Задачи – это пути достижения целей. Например, систематическое посещение предприятия, на котором студент проходит практику, и внимательное изучение его работы; беседы на профессиональные темы с работниками предприятия; выполнение различных видов работ по заданиям начальника и т.д.
Следующий важный и основной момент, который следует описать развернуто, - это все виды деятельности, которыми Вы занимались на практике. Многие преподаватели советуют своим студентам вписывать в отчет всю свою деятельность, даже если это был совсем короткий звонок клиенту или очень легкое поручение по работе. Одна из наиболее удобных форм написания этой части отчета такова: сначала – полная дата (отмечайте по порядку все дни практики), затем – чем занимался студент в каждый день практики, и после – микровывод (чему научился, какой опыт студент приобрел). Можно не делать вывод из каждой записи, а оформить его в конце, вписав туда всю необходимую информацию. Ваша главная цель в этой части работы – полностью и грамотно рассказать о том, чем Вы занимались на практике, какая у Вас была работа. Также можно отметить трудности, с которыми Вы столкнулись, и указать возможные причины их появления или сделать акцент на том, что больше всего понравилось на практике, объяснить, почему.
Заключительная часть отчета по студенческой практике – это вывод, заключение. Именно по выводам в отчете преподаватели будут судить, насколько хорошо Вы овладели профессией, чему смогли научиться, насколько Вы смогли применить свои знания на практике. Уделите особое внимание оформлению выводов. Четко и по порядку (можно списком) изложить все то новое, что Вы узнали и освоили на практике. В любом случае, пишите честно, не нужно придумывать того, чего нет, искусственность опытный преподаватель заметит. Пусть это будет простой и честный рассказ, но детальный и подробный.
Что касается оформления отчета, то оно должно соответствовать нормам и стандартам. Каким именно, Вы можете поинтересоваться на своем факультете, Вам наверняка расскажут. Ну а в целом, шрифт должен быть простым (Times New Roman), размер – 12 пунктов, междустрочный интервал – 1,5. Приветствуется четкое разделение на части, главы, параграфы и списки, если необходимо. Отчет должен быть читабельным и содержательным.
Теперь Вы знаете, как написать отчет по работе или по учебной практике. Мы изложили все основные требования, предъявляемые к такого рода отчетам, надеемся, что наши советы помогут Вам.
Деятельность любой организации или компании всегда предполагает отчётность. Даже если компания вполне самостоятельная, и у неё нет вышестоящего руководства, отчёт о деятельности такой компании необходим руководству самой компании для оценки эффективности работы за какой-то период, для выстраивания дальнейшей перспективы развития кампании.
Составление отчета как и составление делового письма вопрос казалось бы простой... но в чем же могут возникнуть трудности?
Обычно, затруднения в том, как составить отчёт о проделанной работе бывают у тех, кто делает его впервые. Составив, один-два раза такой отчёт, скорректировав его согласно полученным замечаниям, специалист, составляющий его, уже не испытывает особых трудностей в составлении следующего.
Составить отчёт о проделанной работе в первый раз, и составить его правильно, не такая лёгкая задача, как кажется на первый взгляд.
Немного о бухгалтерском отчёте
Наиболее простой, по исполнению, это бухгалтерский отчёт. Он может быть большим по объёму и затратным по времени составления, требует при его составлении точности и аккуратности, и всё же составлять его несколько легче, чем текстовой отчёт о проделанной работе. При составлении бухгалтерского отчёта обычно существует строго определённая форма отчётности, выраженная во всевозможных таблицах.
Нужно заполнить эти таблицы цифровыми показателями деятельности организации, и всё. Конечно, все показатели должны быть достоверными и сочетаться друг с другом, но всё-таки легче подсчитать и вставить в соответствующие графы цифры, чем составлять текстовой отчёт о проделанной работе, когда нужно описать все стороны деятельности организации словами.
Иногда при составлении бухгалтерского отчёта, к нему требуется наличие пояснительной записки. Она обычно не велика по объёму и в ней поясняются некоторые цифры. Например, почему какие-то показатели снизились, чем вызван рост других показателей, какова общая тенденции к росту и развитию, согласно цифрам отчёта.
Классификация отчётов о проделанной работе
Отчёты классифицируются по двум признакам
- По времени периода отчётности: ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые.
- По составу и объёму: отчёт о проделанной работе одного подразделения организации и отчёт о работе всей организации.
Составление ежедневного или еженедельного отчёта о проделанной работе редко вызывает затруднения. Обычно, они состоят из нескольких цифровых показателей, отражающих основную деятельность организации. Объём ежемесячных отчётов о проделанной работе больше, но тоже, в основном, выражен в цифрах. А квартальные, полугодовые и годовые, чаще всего, предполагают текстовые варианты отчётов о проделанной работе.
Текстовой отчёт о проделанной работе - процесс творческий
Составить отчёт в цифрах, задача ответственная, но более лёгкая, чем составить грамотный, квалифицированный текстовой отчёт о проделанной работе. Составить отчёт в текстовом варианте, это своего рода, творчество.
В нём должна быть отражена деятельность какого-то отдела или всей организации в целом, он должен быть написан языком документа, но легко читаться, в нём не должно быть излишней «воды», текст должен подтверждаться цифрами, в нём должно отражаться сравнение с показателями предыдущего отчётного периода или показателями такого же периода прошлого года, и он должен завершаться какими-то выводами.
Составление отчёта о деятельности всей организации в целом, работе всех её отделов и подразделений обычно возлагается на руководителя организации. Общая практика предоставления отчётов предполагает, что вышестоящий орган высылает в организацию, которая должна предоставить отчёт о проделанной работе, структуру предстоящего отчёта, где указывается, что конкретно нужно осветить в отчёте о проделанной работе какие цифры, показатели и направления деятельности должны быть отражены в предстоящем отчёте.
Руководитель организации знакомит отделы со структурой отчёта каждого отдела, и каждый отдел составляет свой отчёт о проделанной работе. Руководитель проверяет все отчёты, если это необходимо, корректирует их, и формирует общий отчёт о деятельности организации.
Основные требования к составлению отчёта о проделанной работе
И хотя составление отчёта о проделанной работе - процесс творческий, и в нём надо отразить все стороны деятельности организации, это всё-таки документ, а не сочинение на определённую тему, он должен отвечать всем требованиям делового документа. Поэтому отчёт о проделанной работе не должен содержать никаких предложений с личными местоимениями, например, «я сказал, они сделали, мы добились» и тому подобное. Вот небольшой пример, какая лексика должна существовать в тексте отчета:
«Количество продаж по отделу техники за 2-й квартал 2014 года - 205000, что составило 27% от общего количества продаж. Это на 10% больше чем количество продаж, за соответствующий период прошлого года. Уровень продаж по отделу техники за 2-й квартал вырос на 7% по сравнению с данным показателем 1-го квартала. Такое повышение уровня продаж произошло благодаря расширению рынка сбыта (созданию новых точек продаж, активизации работы агентов)».
Нельзя вставлять в отчёт о проделанной работе, когда говорится об улучшении каких-то показателей, такие предложения, как «благодаря напряженной работе руководителя, благодаря улучшению работы коллектива». Во-первых, это некорректный стиль составления делового документа, а во-вторых такие предложения не отражают истинную причину повышения уровня показателей. Что, раньше руководитель работал не напряжённо, а кое-как? Коллектив до данного отчётного периода работал плохо, а потом почему-то стал работать хорошо?
При составлении отчёта о проделанной работе, в соответствующие разделы отчёта можно вставить описание каких-то конкретных мероприятий, акций, презентаций, которые способствовали улучшению работы, повышению показателей.
Разделы отчёта о проделанной работе
Итак, какие разделы должен содержать текстовой отчёт о проделанной работе, если к его составлению не прилагается конкретная структура отчёта.
- Вводная часть, где даётся краткое описание организации, её положение среди подобных организаций в городе, регионе, или какие-то другие сведения об организации или регионе, где осуществляется её деятельность
- Далее следуют отчёты о проделанной работе каждого подразделения (отдела). Если организация небольшая и в ней нет отделов, то основную часть отчёта о проделанной работе составляет руководитель организации на основании данных, предоставленных каждым специалистом организации.
- Заключительная часть, где обобщаются результаты работы организации за отчётный период, делаются выводы об успехах и просчётах, даются прогнозы о дальнейшей деятельности.
Варианты отчётов о проделанной работе
Структура отчёта о проделанной работе может иметь и какие-то другие варианты, связанные со спецификой деятельности данной организации, но в ней обязательно должны присутствовать следующие данные:
- Полный и объективный отчёт о всех направлениях деятельности организации, с цифровыми показателями, возможно, диаграммами
- Выводы о работе организации за отчётный период
- Пути и перспективы развития организации на предстоящий отчётный период.
Здравствуйте, дорогие читатели!
Сегодня я начинаю цикл статей, посвящённых отчётной документации для руководства Управляющей компании/собственника объекта недвижимости.
Почему отчётная документация так важна и необходимо уделить ей особое внимание?
Уверен, что каждый из Вас может легко представить себя на месте заказчика какой-либо услуги. И как человек, платящий за услугу деньги, Вы будете заинтересованы в регулярном поступлении актуальной информации о ходе оказания этой самой услуги. Иными словами, если ежедневно Вы понимаете, за что Вы платите деньги, у Вас будет возникать намного меньше вопросов.
Именно для демонстрации эффективности деятельности компании и предназначены отчёты. Существует несколько вариантов отчётов: ежедневный, еженедельный, месячный, квартальный. Также встречается и вариант отчёта по итогам года, правда, несколько реже. Разумеется, не всегда и не везде применяются все перечисленные варианты. Тем не менее, я считаю своим долгом последовательно разобрать все наиболее часто применяемые варианты.
Рассказ я начну с ежедневного отчёта о проделанной работе для непосредственного руководителя или представителя собственника. Ежедневный отчёт – краткая подборка актуальной информации о проделанной работе за прошедший день. Для максимальной эффективности отчёт необходимо формировать ежедневно и до 12.00 направлять адресату. Как я уже отметил, в отчёте указываются события, произошедшие в течение дня, предшествовавшего отчётному.
Информация, которую необходимо включить в отчёт, готовится коллективно усилиями всех ключевых сотрудников. Технические разделы заполняются Главным инженером, вопросы содержания территории и мест общего пользования заполняются менеджером по клинингу или главным администратором, информацию о работе службы безопасности предоставляет менеджер по безопасности и т.д.
Типовая форма отчёта прилагается к настоящей статье. Разумеется, приложенная форма не является аксиомой и в ваших интересах доработать её под нужды конкретного объекта.
Итак, приступим.
Блок 1. «Чрезвычайные происшествия»
Вносится информация о произошедших внештатных ситуациях на объекте. Отказ турникетов, лифтов, подъёмных ворот, загрязнение территории, несанкционированное складирование мусора, отказ лифтов и турникетов, неисправности охранной системы и системы видеонаблюдения. Визиты надзорных органов, дорожно-транспортные происшествия на территории, порча имущества собственника, травмы сотрудников арендаторов и гостей комплекса. Также в этом разделе указываются аварии/неисправности инженерных систем, которые отразились на работе объекта. Старайтесь писать действительно важные вещи – лишняя информации будет работать против Вас. Проверено на практике.
Блок 2. «Состояние инженерных систем здания»
В разделе указывается общий статус, например «Системы работают в штатном режиме». Можно указать текущие проблемы при условии, что они не носят аварийный характер и не отражаются критически на характеристиках объекта.
Блок 3. «Взаимодействие с Заказчиком»
Описываются вопросы, по которым Управляющая компания осуществляет взаимодействие с представителем собственника: встречи, обсуждения, переписка и др.
Блок 4. «Взаимодействие с Арендаторами»
Блок содержит информацию о проведённых встречах с Арендаторами и вопросах, которые на встречах поднимались.
Пример:
- ООО «Ваш отпариватель» относительно замены внутренних дверей в арендуемых помещениях;
- ООО «Лучший софт» — проведение диагностики электросетей на арендуемых площадях;
- ООО «Опытный тролль» — задолженность по арендной плате за август 2017 года;
- ЗАО «Мармеладный» — относительно обслуживания оборудования на арендуемых площадях в рамках прямого договора;
- ИП Грильник А.С. – относительно предоставления услуг кофе-леди с 1 сентября 2017 года;
- групповой инструктаж представителей всех арендаторов относительно правил пожарной безопасности на территории комплекса.
Блок 5. «Охрана»
Приводятся данные по актуальному количеству постов/численному составу охраны, количеству лицензированных сотрудников (если таковые вообще допускаются к работе), обязательно указывается информация о соответствии/несоответствии фактической численности персонала условиям договора (если охрана на субподряде). Будьте внимательны, чрезвычайные происшествия, в которых участвовали сотрудники охраны, в данном разделе не отражаются.
Блок 6. «Клининг, состояние прилегающей территории»
В разделе описываются профильные работы, выполненные за отчётный день.
Примеры:
- протирка световых табло в местах общего пользования;
- мойка въездных ворот на подземной парковке;
- влажная уборка малых воздухозаборников;
- удаление травы и мха с брусчатки на территории;
- покос травы на территории объекта.
Блок 7. «Основные мероприятия и работы»
В блоке указываются только те мероприятия, которые проводятся на объекте на постоянной основе или являются значимыми.
Пример:
ООО «Праймери Констракшн» — ремонтные работы в помещениях компании «МММ» на четвёртом этаже здания
ООО «Завтра» — работы по обновлению разметки парковочных мест на территории комплекса;
ООО «Территория удовлетворения» — работы по замене винтовой пары чиллера на кровле здания.
Блок 8. «Критичные вопросы»
Критичные вопросы – это ситуации/проблемы, которые не являются чрезвычайными, не развиваются стремительно и не угрожают функционированию объекта в настоящее время. Однако наличие этих проблем может принципиально негативно сказаться на деятельности объекта, вызывает или прогнозируемо вызовет ухудшение каких-либо качеств/характеристик здания, а также может представлять потенциальную опасность для людей в ближайшей/долгосрочной перспективе. И, самое главное, негативные последствия проблем невозможно нивелировать существующими на объекте силами и средствами.
Пример:
— отслоение плиточного покрытия отдельными местами на уличной лестнице;
— нарушение работоспособности участка полива зелёных насаждений на территории;
— критический износ винтовой пары чиллера;
— нарушение креплений отдельных элементов фасадных конструкций;
— разрушающийся участок асфальтового покрытия территории;
— выявленные риски штрафов со стороны надзорных органов;
— отслоение облицовки подпорных стенок;
— многое, многое другое.
Блок 9. «Запланированные мероприятия»
В блоке отражаются мероприятия, запланированные на ближайший день. Это могут быть совещания, встречи, визиты, какие-либо текущие работы, акции, презентации, поздравления и др. Старайтесь указывать только наиболее важные события, которые с высокой степенью вероятности будут реализованы. Принцип «Краткость — сестра таланта» здесь вполне уместен. Разумно указывать не более трёх основных мероприятий.
Коллеги, на сегодня всё. Уверен, что изложенный материал будет Вам полезен. Пожалуй, самое главное, это продумывать то, что Вы планируете указать в отчёте. Старайтесь фильтровать информацию, имеющую сомнительную ценность и отражать только важные, нужные события. Поначалу отчёт может вызывать некоторые трудности, однако через 1-2 недели Вы и Ваши подчинённые «набьёте» руку и документ будет готовиться очень быстро, буквально за 10-15 минут.
В следующей статье я расскажу Вам о еженедельном отчёте для собственника. Уверен, это будет интересно.
Искренне Ваш
Orfeo Albini
Бланк ежедневного отчёта
В любом ВУЗе в процессе обучения студентам необходимо проходить практику с целью закрепления полученных теоретических знаний и получения практических навыков работы. За весь период обучения проходят ознакомительную (учебную), и преддипломную практики. Окончание прохождения практики требует написания отчета, который сопровождается дневником и характеристикой с места прохождения практики. Чтобы написать отчет по практике самостоятельно, необходимо знать особенности каждого вида практики.
Учебная или ознакомительная практика становится первым испытанием для студентов. Ее проходят на 1 или 2 курсе. Целью является закрепление общетеоретических знаний, полученных в процессе учебы, а также получение общих представлений о выбранной специальности. Во время практики студентам дают возможность ознакомиться с работой предприятия путем чтения лекций и проведения экскурсий, а также посмотреть работу сотрудников выбранной вами специализации.
Производственная практика проходит на 3-4 курсе и является следующим шагом в освоении профессии. Практикантам дают возможность изучить работу предприятия изнутри под присмотром куратора, изучить и проанализировать документацию, собрать материалы.
Преддипломная практика является заключительным этапом обучения. На основе полученной на предприятии информации, необходимо будет . Отчет по преддипломной практике часто является второй главой диплома и представляет собой анализ работы предприятия.
Отчет о работе предприятия должен соответствовать требованиям программы практики вашего ВУЗа (Смотрите также: ), как правило, он содержит:
— календарный план;
— дневник;
— характеристику с места прохождения практики
— введение;
— основную часть;
— заключение;
— список литературы;
— приложения
Титульный лист оформляется по образцу из методических указаний. Титульный лист содержит данные о названии ВУЗа, типе практики (учебная, ознакомительная, производственная, преддипломная), теме практики, специальности, учащемся, руководителе, месте и годе написания.
Образец титульного листа
Календарный план оформляется в виде таблицы, содержит данные о виде, сроках и месте исполняемых вами работ на предприятии. Иногда входит в дневник.
Пример календарного плана отчета по практике
Дневник практики – схож с календарным планом. Дневник является основным документом, наравне с отчетом, по которому учащийся отчитывается о выполнении программы практики.
Практикант каждый день отмечает, что он делал или изучал сегодня. Оформляет все в виде таблицы.
Пример заполнения дневника практики
Характеристика с места прохождения производственной, учебной или дипломной практики должна отражать данные о знаниях, навыках и умениях практиканта. Об уровне его профессиональной подготовки, личных качествах, а также о работе и поручениях, которые выполнял студент во время посещения предприятия. И, конечно, рекомендуемая оценка.
Характеристику студенту должен получить от своего руководителя и приложить к отчету. Но на практике руководитель перекладывает эту обязанность на студента.
Образец характеристики с места прохождения практики
Образец содержания отчета по практике
Введение содержит:
- сведения о месте прохождения практики;
- ее цели и задачи, которые указаны в методических указаниях;
- объект и предмет исследования;
- оценку современного состояния исследуемой темы;
- может содержать предполагаемые результаты прохождения практики.
Пример введения
Основная часть делится на главы. Содержит теоретическую и практическую части. В практической части описывается структура и деятельность предприятия. Проводится анализ. Выявляются положительные и отрицательные стороны в работе предприятия или учреждения. Приводятся все расчеты, графики и таблицы.
Заключение пишется на основе изученного материала. Содержит ответы на поставленные во введении задачи. Включает все полученные в основной части выводы. Можно включить оценку собственной работе и дать рекомендации по улучшению деятельности предприятия.
Образец заключения отчета по практике
Список литературы содержит все используемые при написании работы источники, в том числе указанные в . согласно методическим указаниям или ГОСТ. В него можно включить названия документов, полученных с предприятия, а также нормативную литературу, интернет-источники.
Приложения включают любые данные, на которые можно сослаться при написании работы, в тексте работы. Это может быть отчетность, организационная структура предприятия, выписки из законодательства, анкеты, чертежи, схемы, таблицы. Все, документы, которые вы нашли на предприятии и которые пригодились для написания отчетной работы.
Писать отчет по практике самостоятельно очень интересно и познавательно. Но если у вас возникли трудности с написанием или у вас не получилось пройти практику на предприятии, вы всегда можете обратиться за помощью к нашим специалистам и получить квалифицированную консультацию.
